Hedef kitle: Günlük poliçe ve zeyil evrakını dijital arşivleyen sigorta acentesi ekipleri
Soru: Poliçe arşivinde dosya adlarını nasıl tek standarda bağlarız?
Acente arşivinde en sık hata, aynı müşteriye ait teklif, poliçe, zeyil ve ödeme dekontunun farklı adlarla kaydedilmesidir. Çözüm, herkesin kullanacağı kısa bir şablon belirlemektir: `YYYY-AA-GG_brans_musteri-kisa-ad_police-no_belge-turu_v01.pdf`. Örnek: `2026-10-29_trafik_ayse-yilmaz_123456_police_v01.pdf`.
Uygulama adımları: Önce ana klasörleri yıl ve branşa göre açın. Her müşteri için TCKN/VKN gibi hassas değeri klasör adına yazmak yerine kısa ad veya müşteri kodu kullanın. Teklif, poliçe, zeyil, hasar bildirimi, ödeme belgesi ve müşteri onayı ayrı belge türü etiketiyle kaydedilsin. Revizyon varsa eski dosyanın üzerine yazmayın; `v02`, `v03` şeklinde yeni sürüm oluşturun.
Resmi kayıt kontrolü gereken durumlarda, trafik poliçesi için e-Devlet’teki Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi hizmetleriyle müşterinin kendi ekranından doğrulama yapılabileceğini not edin; acente içi arşiv, resmi kanalın yerine geçmez. İlgili arşiv kurtarma adımları için [OneDrive sürüm geçmişi rehberine](/rehberler/police-pdf-surum-gecmisi/) iç bağlantı verin.
Kaynak ve kontrol: Türkiye, 29.10.2026. SEDDK mevzuat listesindeki Sigorta Acenteleri Yönetmeliği kaydı resmi listede, SBM’nin e-Devlet hizmetleri kurum hizmet sayfasında kontrol edilmelidir.
Gün sonu poliçe arşivinde dosya adı değişmeden önce hangi eşleştirme yapılmalı?
Hedef kitle: Gün sonunda poliçe PDF’lerini ortak arşive taşıyan acente operasyon personeli.
Dosya adı değişmeden önce hangi eşleştirme yapılmalı?
Soru: Poliçe PDF’ini yeniden adlandırmadan önce yanlış müşteri klasörüne kaydetmediğimden nasıl emin olurum?
Dosya adı kontrolü, yalnız düzen işi değil, yanlış belge bağlama riskini azaltan son adımdır. Önce PDF içindeki sigortalı adı, branş, belge tarihi ve ayırt edici işlem bilgisini okuyun. Trafik poliçesi gibi müşterinin kendi oturumuyla görebileceği kayıtlar için arşive ekran görüntüsü koymak yerine resmi hizmet yolunu not edin. e-Devlet’te Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi altında yer alan Trafik Poliçe ve Hasar Bilgileri Sorgulama hizmeti kimlik doğrulama ister.
Uygulanabilir sıra: 1) PDF doğru müşteri klasöründe mi bakın. 2) Dosya adı branşı açık anlatıyor mu kontrol edin. 3) T.C. kimlik numarası, tam adres veya gereksiz özel veri kullanmayın. 4) Uyuşmazlık varsa dosyayı `kontrol-bekliyor` klasörüne alın. 5) Ad değiştiyse eski adın neden değiştiğini kısa işlem notuna yazın.
Açık örnek: `2026-10-trafik-yilmaz-plakaSon4.pdf` gibi ad, belgeyi buldurur; tam poliçe ayrıntısı PDF içinde kalır. Bu bölüm mevcut poliçe arşivinde dosya adı rehberine eklenmelidir.
Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30, Türkiye.